10인 이상 사업장이 반드시 확인해야 할 취업규칙양식 작성과 신고 요령

10인 이상 사업장이라면 반드시 준비해야 하는 취업규칙양식 기초

상시 근로자 수가 10명 이상이 되는 시점부터 회사는 법적으로 취업규칙을 작성하여 고용노동부에 신고할 의무를 지게 된다. 처음 사업을 시작하고 직원이 늘어나다 보면 자연스럽게 취업규칙양식을 검색해보는 단계에 이르기 마련이다. 10인 이상이라는 기준은 단순히 서류상의 인원수가 아니라 하루 평균 근무하는 인원을 기준으로 판정하므로 파트타임 근무자나 단기 계약직도 포함된다는 사실을 명심할 필요가 있다. 이를 위반할 경우 근로기준법에 따라 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있어 가볍게 넘길 문제가 아니다.

많은 사업주가 비용을 아끼기 위해 인터넷에 떠도는 출처 불명의 취업규칙양식을 섣불리 내려받아 사용했다가는 과태료 처분을 받거나 노사 간 불필요한 분쟁에 휘말리기 쉽다. 근로기준법은 수시로 개정되며 최근에는 직장 내 괴롭힘 방지나 육아휴직 관련 조항이 대폭 강화되는 추세다. 과거 규정이 그대로 방치된 낡은 서식을 사용하면 법적 효력을 인정받지 못할 뿐만 아니라 노동청 점검 시 시정명령을 피하기 어렵다. 따라서 기초적인 뼈대를 잡을 때부터 현재 법령에 부합하는 서식을 선택하는 혜안이 요구될 수밖에 없다.

고용노동부 표준 취업규칙양식 그대로 쓰면 왜 문제가 생길까

가장 손쉬운 방법은 고용노동부 홈페이지에서 무료로 제공하는 표준 취업규칙양식을 그대로 내려받아 회사 이름만 바꿔서 사용하는 방법이다. 돈도 들지 않고 정부에서 배포한 자료이니 안전할 것이라 믿기 마련이다. 그러나 표준 서식은 말 그대로 모든 사업장에 공통으로 적용되는 최소한의 기준만을 담고 있어 개별 기업의 독특한 근무 환경이나 급여 체계를 전혀 반영하지 못하는 한계가 있다. 대표적인 문제가 포괄임금제나 연장근로수당 계산 방식에서 생겨나곤 한다.

표준 서식에는 기본급 위주의 급여 계산 방식이 적혀 있는 경우가 많아 사실상 고정연장수당을 지급하는 회사임에도 불구하고 추가 수당 청구 소송에 휘말릴 위험이 크다. 회사는 매달 고정적으로 수당을 지급했으니 문제가 없다고 생각하지만 명문화된 서식에 해당 규정이 없으면 법원에서는 이를 기본급으로 해석해 추가적인 수당을 지급하라고 판결하곤 한다. 세무적인 측면에서도 법인 임직원의 상여금이나 퇴직금 규정이 취업규칙이나 정관에 명확히 명시되어 있어야만 세무조사 시 비용으로 인정받는 편이다. 표준 서식을 가공 없이 사용하면 회사의 세무상 비용 처리가 부인당해 수천만 원의 세금 폭탄을 맞을 수도 있는 셈이다.

직장 내 괴롭힘과 징계 절차를 양식에 반영하는 구체적인 단계

최근 노동 환경에서 가장 빈번하게 발생하는 분쟁 중 하나가 바로 직장 내 괴롭힘 문제로 꼽힌다. 근로기준법상 취업규칙에는 직장 내 괴롭힘의 예방 및 발생 시 조치에 관한 사항을 필수적으로 기재하도록 규정하고 있다. 만약 신고자가 허위로 괴롭힘을 주장하거나 상대방을 음해할 목적으로 제보했을 때 이를 제재할 근거가 부족하면 회사 내부의 질서가 흔들리기 마련이다. 따라서 취업규칙양식을 처음 설계할 때부터 허위 신고자에 대한 징계 근거와 객관적인 조사 절차를 명문화하는 작업이 필요하다.

이 문제를 해결하기 위해서는 3단계의 구체적인 명문화 단계를 거쳐야 한다. 1단계는 신고 접수 및 조사 기구의 구성에 관한 규정이다. 2단계는 피해 근로자의 보호 조치와 피신고인의 임시 조치에 대한 경계를 획정하는 일이다. 3단계는 허위 신고임이 명백히 밝혀진 경우에 적용할 징계 양정 기준을 명확히 설정하는 단계다. 조사 결과 악의적인 음해로 확인되면 무고 수준에 준하는 징계 조치를 내릴 수 있다는 조항을 넣어두어야만 사내 기강을 바로잡고 억울한 피해자가 나오는 사태를 차단하게 된다.

취업규칙신고 반려를 피하기 위해 거쳐야 하는 동의 및 서류 제출 절차

규칙을 다 작성했다면 관할 고용노동청 지청에 취업규칙신고 절차를 진행할 차례다. 신고 시 필수적으로 제출해야 하는 서류는 취업규칙 서류 1부와 근로자 과반수의 의견을 들었음을 증명하는 서류다. 만약 기존 규칙을 근로자에게 불리하게 변경하는 경우라면 의견 청취가 아니라 과반수의 동의를 얻었음을 입증하는 동의서를 반드시 첨부해야 마땅하다. 이 과정 없이 취업규칙양식에 적힌 내용대로 무작정 도장만 찍어 제출하면 고용노동청 지청에서 보완 요구나 반려 처분을 내리기도 한다.

실무적으로 가장 빈번하게 겪는 실수는 근로자 과반수 동의를 받는 과정에서 서명 날인을 누락하거나 회의록 작성을 소홀히 하는 행동이다. 전체 근로자가 모여서 자유롭게 의견을 교환할 수 있는 집단적 의사결정 방식을 취해야 하며 부서별로 회람하며 도장만 받는 행위는 효력 분쟁의 소지가 다분하다. 신청은 고용노동부 민원마당 홈페이지를 통해 온라인으로 간편하게 접수할 수 있으며 처리 기간은 통상적으로 접수일로부터 10일 이내에 완료된다. 서류를 접수하기 전에 관할 노동청 감독관에게 사전에 초안을 메일로 보내어 피드백을 받는 것도 불필요한 보완 절차를 줄이는 유용한 방법으로 꼽힌다.

우리 회사에 맞는 취업규칙양식 선택과 세무 리스크 방지를 위한 마지막 검토

아무리 훌륭하게 작성된 취업규칙양식이라도 우리 회사의 자금 사정과 세무 처리 원칙에 부합하지 않으면 무용지물이나 다름없다. 급여 대장 상의 세부 항목인 비과세 식대나 차량유지비가 규칙에 명시된 복리후생 조항과 일치하는지 꼼꼼히 대조해 보아야 한다. 법인세 비용처리나 급여 비과세 항목 설정을 유기적으로 연계하지 않은 채 취업규칙양식만 따로 놀면 세무조사 시 불이익을 당하기 십상이다. 직무 발명 보상금이나 사내 근로복지기금 관련 규정도 세금 혜택을 극대화할 수 있도록 일관성 있게 구성하는 편이 이롭다.

이러한 세부 조정을 소홀히 하면 결국 세무사나 노무사의 자문을 다시 받아 비용을 이중으로 지출하는 상황을 초래한다. 따라서 처음부터 완벽한 서식을 찾으려고 시간을 낭비하기보다 기본 서식을 기반으로 우리 회사의 연장근로 패턴과 급여 구조를 면밀히 분석하여 채워 넣는 접근법이 훨씬 합리적이다. 사업장의 규모가 점차 커져 상시 근로자가 30인 이상으로 넘어가는 단계가 되면 노사협의회 규정도 함께 정비해야 하므로 매년 초 법 개정 사항을 확인하는 습관을 들이는 편이 좋다. 세부적인 세무 리스크 방지를 원한다면 먼저 국세청에서 제공하는 원천세 징수 기준안을 검색하여 자사 급여 체계와 대조해보는 작업을 먼저 시작해보길 바란다.